DOCS - Documentos Oficiais

Objetivo: Esta tela é o ponto central para a criação de novos documentos no sistema. Ela guia o u...

Figura 1. Tela “Elaborar documentos: Informações básicas”. Campo/Seção Opções/F...

Esta tela é utilizada para buscar um documento já elaborado para fins de consulta, referência ou ...

  Figura 3. Tela “Elaborar documentos: Dados do documento”. Campo/Seção Opções...

Figura 4. Tela “Elaborar documentos: Documento”. ●     Tratamento: Define o pronome de tratame...

Figura 6. Tela “Elaborar documentos: Anexos”. Finalidade: Anexar documentos que fundamentam ou...

Figura 7. Tela “Elaborar documentos: Assinaturas”. ●     Assinante: Ao pesquisar, uma lista de...

Figura 8. Tela “Elaborar documentos: Marcador”. ●     Marcador: Usado para identificar o statu...

1. Validação de Campos Obrigatórios O sistema exige o preenchimento dos campos essenciais na Aba...

●     Criação Rápida por Duplicação: Reduz o tempo de criação de documentos recorrentes. ●     C...

Quando o usuário seleciona uma opção de Nível de Acesso, uma mensagem informativa com os botões “...

Termo Definição CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA É uma técnica de classifi...

A tela “Elaborar Documentos” é um processo de criação guiado que exige o preenchimento obrigatóri...

Objetivo: Permitir que os usuários visualizem documentos que exigem sua assinatura e realizem a f...

2. Aba “Documento” (Tela de Assinatura) Figura 2. Tela “Assinar Documento: Visualização e Assi...

1. Validações da Assinatura ●     Autenticidade: A senha do usuário é validada como obrigatória....

●     Visão Centralizada: O usuário tem uma única tela para visualizar todos os documentos que ex...

A tela “Assinar Documentos” é o ponto de controle para a formalização de documentos. Ela se inici...

Objetivo: Controlar a movimentação (tramitação) de documentos da instituição, permitindo que o us...

2. Aba “Tramitações” Figura 2. Tela “Tramitar Documentos: Tramitações”. Após clicar em “Visua...

1. Validação de Envio ●     Obrigatoriedade: Os campos De (setor de origem), Para (setor destino...

●     Gestão Total de Fluxo: Permite não apenas enviar, mas também visualizar o histórico complet...

A tela “Tramitar Documentos” é essencial para a movimentação documental, usando a Subtela de Filt...

Objetivo: Permitir que o usuário cadastre e gerencie os tipos de documentos que serão utilizados ...

●     Cadastrar Tipos de Documento: O usuário pode criar novos tipos de documento, como “Ofício I...

A tela “Tipos de Documento” é uma ferramenta de gestão essencial para a padronização e organizaçã...

Objetivo: Permitir o cadastro e gerenciamento dos modelos de documentos textuais que serão utiliz...

  ●     Criar Modelos: O usuário pode criar modelos de documentos padronizados para diversos tip...

A tela “Modelos de Documento” é uma funcionalidade-chave para automatizar a criação de documentos...

Objetivo: Atribuir permissões a servidores para que possam visualizar e gerenciar tipos de docume...

●     Atribuir Permissões: O usuário pode conceder a um servidor a capacidade de visualizar e ger...

A tela “Permissão de Documento” é uma ferramenta fundamental para o controle de acesso e seguranç...

Objetivo: Cadastrar e gerenciar as classificações arquivísticas utilizadas para organizar documen...

●     Padronizar a Organização: Permite criar um padrão de classificação que será usado em todo o...

A tela “Classificação Arquivística” é uma ferramenta essencial à gestão documental contribuindo d...

Objetivo: Cadastrar e gerenciar pessoas que não possuem vínculo institucional, mas que precisam t...

●     Cadastro Completo: Permite registrar uma nova pessoa com todos os dados essenciais (pessoai...

A tela “Assinantes Externos” é uma funcionalidade abrangente que permite o registro de pessoas de...

Objetivo: Permitir que o usuário do VirtualIF cadastre e gerencie seus certificados digitais. Ess...

●     Cadastrar Certificado: O usuário pode facilmente fazer o upload de seu certificado digital ...

A tela “Certificados Digitais” é uma ferramenta essencial para o gerenciamento de certificados di...

Objetivo: Atribuir permissões de acesso a documentos sigilosos para servidores específicos. Essa ...

●     Controle de Acesso Restrito: Permite que o administrador defina quem pode acessar informaçõ...

A tela “Permissão de Sigilo” é uma ferramenta de segurança avançada no Módulo DOCs, responsável p...

Objetivo: Permitir a busca e a alteração do nível de sigilo de documentos já existentes no sistem...

2. Formulário de Alteração de Sigilo Figura 2. Tela “Alterar Sigilo - Alteração do nível de aces...

●     Busca Eficiente: Permite localizar documentos rapidamente utilizando múltiplos critérios. ...

A tela “Alterar Sigilo” é uma ferramenta de gestão de segurança que permite o controle dinâmico d...

Objetivo: Permitir que o usuário realize a autenticação digital (assinatura) de documentos, confe...

●     Assinatura Digital com Validade Legal: Permite a emissão de documentos eletrônicos com vali...

A tela “Autenticar Documentos” é o ponto central para a transformação digital do acervo, oferecen...

Objetivo: Permitir ao usuário localizar e baixar todos os documentos que ele já autenticou (assin...

●     Histórico Completo: Serve como um registro centralizado de todos os documentos que o usuári...

A tela “Documentos Autenticados” funciona como o arquivo digital pessoal do usuário para document...

Objetivo: Permitir que o usuário consulte e monitore o andamento de processos e documentos trocad...

●     Rastreabilidade Externa: Permite o acompanhamento detalhado do status de processos e docume...

A tela “Consulta ao Barramento PEN” permite o monitoramento eficaz dos processos externos da inst...

Objetivo: Fornecer uma ferramenta focada para localizar trâmites de processos que foram explicita...

●     Foco em Pendências: A tela centraliza a visualização de trâmites que precisam de intervençã...

A tela “Consulta Trâmites Recusados” é uma ferramenta de gestão de exceções do Módulo DOCs, dedic...

Objetivo: Cadastrar usuários externos que utilizarão as credenciais da plataforma Gov.br para ace...

●     Inclusão Rápida de Assinantes: Permite que o administrador cadastre rapidamente parceiros e...

A tela “Usuário Gov.br” é uma porta de entrada eficiente e segura para incluir assinantes externo...

Objetivo: Esta tela não só permite iniciar um novo convite para homologação, mas também oferece f...

Antes de enviar o convite, o sistema executa verificações importantes para garantir a segurança e...

●     Acesso Controlado: O sistema gera um código de acesso único e seguro (uma chave) que é envi...

A tela “Convidar Usuário Externo” é usada para iniciar o cadastro de parceiros sem Gov.br. O proc...

Objetivo: Permitir que um usuário interno analise e aprove (homologue) ou recuse o cadastro de um...

As validações são cruciais nesta etapa, garantindo que o sistema não crie conflitos e que a decis...

●     Gestão do Processo: Permite ao administrador gerenciar todos os usuários externos que estão...

A tela “Homologar Usuário Externo” é a etapa final para validar cadastros de usuários externos se...

Objetivo: Cadastrar e digitalizar um documento que já existe e já foi assinado fisicamente (ou ex...

Figura 1. Tela “Documento com Assinaturas: Informações básicas”. Campo/Seção Op...

Esta tela é utilizada para buscar um documento externo já cadastrado para fins de consulta, refer...

Esta aba é dedicada a listar todas as partes formais relacionadas ao documento, sejam elas intern...

Esta aba captura informações descritivas e de contexto. Figura 4. Tela “Documento com Assinatu...

É necessário fazer o upload do documento que já está pronto e assinado (externamente ou fisicamen...

Esta aba permite adicionar arquivos complementares que fundamentam ou complementam o documento pr...

Esta aba é utilizada apenas para gerar o Termo de Autenticidade, pois o documento já foi assinado...

Figura 8. Tela “Documento com Assinaturas: Marcador”. Campo/Seção Opções/Funcio...

Quando o usuário seleciona uma opção de Nível de Acesso, uma mensagem informativa com os botões “...

1. Validação de Campos Obrigatórios Os campos abaixo são validados como obrigatórios antes de sa...

●     Digitalização Formal: Garante que documentos que iniciaram fora do ambiente eletrônico seja...

A tela “Documento com Assinaturas” é usada para digitalizar e registrar documentos já existentes ...

Objetivo: Gerenciar documentos já existentes (internos do IFTM ou de pessoas/órgãos externos) que...

Figura 1. Tela “Certificar e Protocolar: Informações básicas”. Campo/Seção Opçõ...

Esta tela é utilizada para buscar um documento externo já cadastrado para fins de consulta, refer...

Esta aba é dedicada a listar todas as partes formais relacionadas ao documento, sejam elas intern...

Esta aba captura informações descritivas e de contexto. Figura 4. Tela “Certificar e Protocola...

É necessário fazer o upload do documento que já está pronto e assinado (externamente ou fisicamen...

Esta aba permite adicionar arquivos complementares que fundamentam ou complementam o documento pr...

Esta aba é onde o servidor valida e certifica a autenticidade do documento, permitindo que ele se...

Figura 8. Tela “Certificar e Protocolar: Marcador”. Campo/Seção Opções/Funciona...

Quando o usuário seleciona uma opção de Nível de Acesso, uma mensagem informativa com os botões “...

1. Validação de Campos Obrigatórios Os campos abaixo são validados como obrigatórios antes de sa...

●     Criação Rápida por Duplicação: Reduz o tempo de criação de documentos recorrentes. ●     C...

A tela “Certificar e Protocolar” é usada para incorporar documentos externos (digitalizados) ao s...

Objetivo: Esta tela tem caráter exclusivamente informativo e permite ao usuário consultar em quai...

Transparência de Acesso: Permite que o servidor entenda exatamente por que possui acesso a dete...

1. Validação de Vigência ●     O sistema DOCs valida em tempo real se a data atual está dentro d...

A tela de “Consultar permissão de acesso a documentos de setores e órgãos colegiados” é uma ferra...