Aba Anexos
Figura 6. Tela “Elaborar documentos: Anexos”.
Finalidade: Anexar documentos que fundamentam ou complementam o documento principal. (Preenchimento não obrigatório).
Seção 1: Anexar Documentos (Upload)
Esta seção é usada para incluir novos arquivos (uploads locais) ao documento principal:
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Campo/Seção |
Funcionalidade |
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Tipo de Arquivos (Anexo) |
São aceitos documentos no formato de PDF. |
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Botão “Upload” |
Adiciona o arquivo selecionado à lista de anexos do documento principal. |
Seção 2: Documentos Anexos Importados (Importar Documento)
Esta seção permite anexar documentos que já existem no sistema, evitando o upload de cópias:
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Campo/Seção |
Funcionalidade |
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Botões de Rádio |
Define a fonte de pesquisa do documento a ser importado: DOCS (documentos internos do sistema) ou Documentos Autenticados (documentos com verificação externa). |
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Período |
Permite filtrar documentos pela data de criação (30, 90, 180 dias ou qualquer período). Quanto maior o intervalo, mais lenta pode ser a pesquisa. |
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Documento |
Campo de pesquisa que busca o documento com base no tipo selecionado nos botões de rádio (acima dele). |
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Botões de ação |
“Visualizar documento” permite consultar o conteúdo do documento na tela; “Importar documento e seus anexos” realiza a importação do documento juntamente com todos os seus anexos. |
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Tabela de Documentos Importados Lista os documentos que foram anexados por meio da função de importação. |
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Alertas Importantes da Aba “Anexos”
O sistema exibe mensagens de alerta para orientar o usuário:
- Alerta 1 (Recomendação de Nível de Acesso do Documento x Anexos): O nível de acesso por você selecionado na aba “Informações Básicas” também será selecionado para os seus anexos; caso o documento principal e os anexos tenham níveis de acesso diferentes, sugere-se que sejam elaborados/cadastrados isoladamente, de modo que cada um receba seu correto nível de acesso.
- Alerta 2 (Atenção ao Conteúdo): Conforme Item 2.6 da Portaria Interministerial Nº 1.677, de 07 de outubro de 2015, a autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
O sistema apresenta esses alertas indicando que o nível de acesso escolhido para o documento será replicado aos seus anexos; assim, se houver necessidade de níveis distintos, é recomendável cadastrá-los individualmente. Também reforça que, conforme a Portaria Interministerial nº 1.677/2015, conteúdos que demandem análises, pareceres, despachos ou decisões administrativas devem ser autuados como processo.